Indirekte Arbeit kostet Unternehmen Milliarden

Viele Produktivitätsprobleme entstehen, weil Systeme nicht miteinander verbunden sind. Bird stocker TH /Shutterstock.com



Im Rahmen der Produktivitätsdebatte wird in Deutschland oft die falsche Frage gestellt. Öffentliche Diskussionen kreisen vor allem um Arbeitszeiten: Teilzeit, Vier-Tage-Woche oder eine vermeintlich sinkende Arbeitsbereitschaft. Doch in vielen Unternehmen zeigt sich eine andere Realität. Mitarbeitende arbeiten nicht unbedingt weniger – sie verbringen vielmehr zu viel Zeit mit Tätigkeiten, die eigentlich gar nicht existieren sollten.



Einer der am meisten unterschätzten Treiber dieses versteckten Produktivitätsverlusts ist indirekte Arbeit. Viele Beschäftigte verbringen einen erheblichen Teil ihres Arbeitstags mit unsichtbaren Aufgaben außerhalb ihres eigentlichen Tätigkeitsbereichs – etwa mit Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Genehmigungen oder interner Abstimmung. Was einzeln betrachtet gering erscheint, summiert sich im Unternehmensalltag schnell. Statt sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren, verbringen Mitarbeitende wertvolle Zeit damit, interne Prozesse zu durchlaufen, die außerhalb ihres eigentlichen Verantwortungsbereichs liegen.



Warum indirekte Arbeit zunimmt



Ein wesentlicher Grund für die zunehmende Verbreitung von indirekter Arbeit liegt in der Art und Weise, wie viele Unternehmen ihre digitale Transformation umgesetzt haben. In den vergangenen Jahren wurde stark in digitale Tools investiert. Neue Plattformen wurden in Bereichen wie HR, Finanzen, Einkauf und Zusammenarbeit eingeführt. Doch häufig wurden dabei:




Prozesse nicht entsprechend angepasst,



Systeme nicht vollständig integriert und



Abläufe kaum automatisiert.




Das Ergebnis sind fragmentierte Systemlandschaften. Mitarbeitende wechseln im Arbeitsalltag häufig zwischen verschiedenen Plattformen, geben dieselben Informationen mehrfach ein oder koordinieren Prozesse manuell zwischen Systemen. Diese Fragmentierung führt zu ständigen Kontextwechseln und Unterbrechungen – selbst einfache Aufgaben werden so zu mehrstufigen Prozessen.



Unsichtbare Aufgaben kosten nicht nur Zeit – sie unterbrechen auch die Konzentration. Laut Untersuchungen, auf die sich die „American Psychological Association“ bezieht, können häufige Aufgabenwechsel und Unterbrechungen die effektive Produktivität um bis zu 40 Prozent reduzieren.



Wenn Mitarbeitende ihre Arbeit ständig unterbrechen müssen, um operative Aufgaben zu erledigen oder zwischen Systemen zu wechseln, fällt es schwer, fokussiert zu arbeiten. Das Ergebnis sind:




langsamere Abläufe,



fragmentierte Workflows und



eine geringere Arbeitsqualität.




Das beeinflusst somit nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der Arbeit – insbesondere bei Tätigkeiten, die stark auf fokussiertem Arbeiten, Analysen und Zusammenarbeit basieren.



4 konkrete Ansätze, um indirekte Arbeit zu reduzieren



Die gute Nachricht: Es ist kein unvermeidbares Phänomen. In vielen Fällen ist diese Art von Overhead das Ergebnis struktureller Schwächen in Prozessen und Systemen, die Unternehmen gezielt angehen können. Im Folgenden vier konkrete Ansätze, mit denen Unternehmen indirekte Arbeit reduzieren können:



1. Die größten Quellen unsichtbarer Arbeit identifizieren



Unternehmen sollten daher zunächst ihre Abläufe systematisch analysieren und herausfinden, wo die größten Produktivitätsverluste entstehen. Oft verbringen Mitarbeitende mehr Zeit als erwartet damit, zwischen verschiedenen Systemen einzelne Prozessschritte zu durchlaufen.



Wer bei den größten Reibungspunkten ansetzt, erzielt die schnellste Wirkung. Selbst kleine Aufgaben können sich zu erheblichen Zeitverlusten summieren – insbesondere dann, wenn sie von Hunderten oder Tausenden Mitarbeitenden regelmäßig wiederholt werden.



2. Systemintegration priorisieren, statt neue Tools einzuführen



Viele Produktivitätsprobleme entstehen, weil Systeme nicht miteinander verbunden sind. Im Laufe der Zeit führen verschiedene Abteilungen neue Softwarelösungen ein, um spezifische Herausforderungen zu adressieren.



Auch wenn jedes Tool für sich gut funktioniert, führt die fehlende Integration zwischen den Systemen häufig zu zusätzlichem Aufwand für Mitarbeitende. Statt weitere Software einzuführen, sollten Unternehmen den Fokus darauf legen, bestehende Plattformen zu integrieren, sodass Prozesse durchgängig ablaufen. Wenn Daten automatisch zwischen Systemen fließen, entfallen viele manuelle Zwischenschritte.



3. Mitarbeitende in die Prozessgestaltung einbinden



Mitarbeitende wissen oft am besten, wo Prozesse im Arbeitsalltag nicht funktionieren. Sie erleben aus erster Hand, welche Genehmigungen zu lange dauern, wo Daten mehrfach eingegeben werden müssen oder welche unnötigen Schritte Workflows verlangsamen.



Das kontinuierliche Einholen von Feedback aus den Teams hilft, überflüssige Prozessschritte, doppelte Arbeit oder ineffiziente Genehmigungen zu identifizieren. Gleichzeitig erhöht die frühzeitige Einbindung die Akzeptanz neuer Workflows und Automatisierungslösungen.



4. Automatisierung nutzen, um Routinearbeit zu eliminieren



Automatisierungstechnologien ermöglichen es zunehmend, Routineprozesse wie Genehmigungen, Datentransfers oder Reporting automatisch abzuwickeln. Dadurch entfällt repetitive administrative Arbeit, die kein menschliches Urteilsvermögen erfordert.



Statt operative Abläufe zu steuern, können sich Mitarbeitende auf Aufgaben konzentrieren, die Analyse, Entscheidungsfähigkeit und Kreativität erfordern. Ziel von Automatisierung ist es nicht, Menschen zu ersetzen, sondern ihnen zu ermöglichen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu fokussieren.



Von indirekter Arbeit zu echter Produktivität



In einer Zeit, in der Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit verstärkt im Fokus der wirtschaftlichen Debatte in Deutschland sind, könnte die Reduzierung von indirekter Arbeit einer der am meisten unterschätzten Hebel zur Steigerung der Leistungsfähigkeit von Organisationen sein. Die entscheidende Frage ist daher vielleicht nicht, wie lange Menschen arbeiten – sondern wie viel ihrer Arbeit tatsächlich Wert schafft. (mb)